▶️ Version française
Der Vorstand der Ipernity Members Association (IMA) besteht satzungsgemäß aus fünf Mandatsträgern/innen. Diese Mandatsträger/innen werden für eine Amtszeit von zwei Jahren gewählt. Die Wahl erfolgt durch die Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit der anwesenden Mitglieder.
Jedes Vorstandsmitglied muss sich gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern mit vollständigem Namen und Adresse einschließlich Telefonnummern und E-Mail-Adresse ausweisen. Neue Vorstandskandidat(inn)en müssen sich gegenüber dem amtierenden Vorstand mit vollständigem Namen und Adresse einschließlich Telefonnummern und E-Mail-Adresse ausweisen.
Der Vorstand ist für die allgemeine Strategie und Leitung des Vereins verantwortlich. Er kann bei Bedarf die Verantwortung für den laufenden Betrieb oder begrenzte Aktivitäten und Projekte an Mitglieder des Beirats oder engagierte Mitglieder des Vereins delegieren.
Der Vorstand erhält für seine Tätigkeit keine Vergütung.
Die Anzahl der Vorstandsmitglieder, ihre Bezeichnung und die Aufgabenverteilung können durch Satzungsänderung verändert werden. Satzungsänderungen müssen durch Beschluss der Mitgliederversammlung in Kraft gesetzt werden. Die folgende Liste enthält die aktuelle Besetzung und Aufgabenverteilung zum Stichtag 12. Februar 2021.
▶️ Notwendige Voraussetzungen sind im Folgenden
▶️ Zeitkritische Aufgaben sind unterstrichen und mit dem Symbol ⚠️ markiert.
1. Vereinsvorsitzender (Le Président)
● Vollumfänglich geschäftsfähig und unterschriftsberechtigt
● Legitimation bei der Behörde und Eintragung ins amtliche Register
● Legitimation bei Paypal und der Geschäftsbank der IMA
● Offizieller Vertreter des Vereins in der Öffentlichkeit
● Zugang zur ipernity-Datenbank erforderlich
● Online-Zugang Bank + PayPal erforderlich (Zwei-Faktor Authentifizierung)
● Festlegung der Strategie in Abstimmung mit dem Gesamtvorstand und den Beratern
● Bestellung von Beratern
● Kontakte zu den Behörden
● Oberste Instanz bei der Schlichtung interner Konflikte
● Einberufung der jährlichen Mitgliederversammlung IGA
● Erstellung und fristgerechte Veröffentlichung der Tagesordnung der IGA
● Erstellung und Präsentation des Jahres-Tätigkeitsberichts
● Einberufung der regelmäßigen Vorstandssitzungen
● Erstellung der Tagesordnung und der Beschlussvorlagen für die Vorstandssitzungen
● Leitung der regelmäßigen Vorstandssitzungen
● Klärung beschlussrelevanter Fragen vor allen Sitzungen zusammen mit den übrigen Vorstandskollegen und den Beratern
● Abmahnung von Mitgliedern bei schweren Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen (Copyright-Verletzungen, Hassrede, Pornografie, etc.)
● Sperrung von Mitgliederkonten bei wiederholten Verstößen trotz Abmahnung
● Regelmäßige Überwachung der Aktivitäten des Kassenführers
Für den Fall einer Verlegung des Vereinssitzes oder Umgründung:
● Koordination aller erforderlichen behördlichen Maßnahmen
2. Stellvertretender Vereinsvorsitzender (Le vice-Président et Chef du Marketing)
● Offizieller Vertreter des Vorsitzenden gegenüber Behörden und Geschäftspartnern
● Offizieller Vertreter des Vorsitzenden in der Öffentlichkeit
● In Vertretung des Vorsitzenden unterschriftsberechtigt und geschäftsfähig
● Zugang zur ipernity-Datenbank erforderlich
● Systemunabhängige Pflege einer Liste aller Club-Mitglieder
● Regelmäßige Statistiken und Prognosen über die Entwicklung der Mitgliederzahl
● Offizielle Begrüßung neuer Mitglieder in deren Gästebuch und per Info-Mail ⚠️
● Kontaktaufnahme zu Mitgliedern, die ipernity verlassen wollen
● Erstellung und Veröffentlichung der vierzehntägigen Club-Nachrichten ⚠️
● Pflege der Beziehungen zu Medien
● Auswahl und Finalisierung der Blickfang-Bilder für die Homepage
● Erstellung und Verteilung von Pressemitteilungen
● Koordination aller Promoting-Aktivitäten
● Koordination bezahlter Werbung für ipernity bei geeigneten Werbeträgern
3. Schatzmeister (Le Trésorier ou Directeur Financier)
● Gegenüber Banken und Geschäftspartnern unterschriftsberechtigt
● Legitimation und Eintragung ins amtliche Register
● Online-Zugang Bank + PayPal erforderlich (Zwei-Faktor Authentifizierung)
● Zugang zur AWS-Konsole erforderlich
● Grundkenntnisse in Excel zur Pflege bestehender Spreadsheets
● Erstellung des Jahresbudgets (genehmigungspflichtig durch den Vorstand)
● Regelmäßige, zeitnahe Überwachung des Budgets auf Abweichungen
● Ad-hoc-Information des Vorstands bei größeren Unregelmäßigkeiten
● Erstellung von Quartalsberichten für den Vorstand
● Erstellung der Jahresfinanzberichts mit Erläuterung besonderer Geschäftsvorfälle
● Erstellung und laufende Aktualisierung der Mittelfristprognose (5 Jahre)
● Werktägliche Überprüfung des Bankkontos ⚠️
● Sicherstellung der Liquidität zur Bezahlung periodischer Rechnungen ⚠️
● Bezahlung aperiodischer Rechnungen ⚠️
● Manuelle Freigabe von Abonnement-Verlängerungen, die per Banküberweisung erfolgen
● Regelmäßige, zeitnahe Überwachung des Paypal-Kontos
● Regelmäßige Überweisung von PayPal-Überschüssen auf das Bankkonto
● Festverzinsliche Anlage von überschüssiger Liquidität
● Regelmäßige, zeitnahe Führung des Kassenbuchs
● Regelmäßige, zeitnahe Führung der Liste mehrjähriger Abonnements
● Monatliche Überprüfung eingehender Rechnungen auf Korrektheit
● Wirtschaftliche Optimierung der AWS-Server-Agglomeration (Reserved Instances, angemessene Servertypen)
4. Technischer Leiter (Le Directeur Technique)
● Zugang zur ipernity-Datenbank erforderlich
● Zugang zur AWS-Konsole erforderlich
● Grundkenntnisse und Fertigkeiten in HTML, PHP, CSS, mySQL und Javascript erforderlich
● Darüber hinaus gehende IT-Kenntnisse und Fertigkeiten wünschenswert
● Permanente Überwachung der systemgenerierten Fehlermeldungen (Nagios, AWS-Cloudwatch, Google-Suite, Mail-Konten der Administration) ⚠️
● Behebung gemeldeter oder erkannter Fehlfunktionen (bugs)
● Anpassung der vorhandenen ipernity-Software an allfällige Updates benutzter Betriebssoftware, Anpassung an sich verändernde Schnittstellen
● Vierteljährlicher Upload der Frontpage-Bilder
● Anpassung der Benutzeroberfäche an sich wandelnde Erfordernisse und/oder Wünsche der Nutzer
● Fallweise gezielte Abfragen der Datenbank zur Unterstützung der Vorstandskollegen bei ihrer Arbeit
● Technische Optimierung der AWS-Server-Agglomeration (Sicherheit, Performance)
● Technische Optimierung des Datenspeichers S3 (Intelligent Tiering)
● Kontaktperson zu IT-Dienstleistern, die fallweise zur Behebung schwieriger Probleme hinzugezogen werden müssen.
Für den Fall einer Software Migration oder Neuprogrammierung
● Technische Projektleitung
5. Schritführer/in (Le Secretaire)
● Führung, Verteilung und Archivierung der Aufzeichnungen des Vereins
● Entfernung von Spam
● Beantwortung allgemeiner Anfragen von Mitgliedern (Tickets) ⚠️
● Bearbeitung von Reklamationen ⚠️
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Kassenprüfer/innen
● Die Kassenprüfer/innen sind nicht weisungsgebunden
● Die Kassenprüfer/innen müssen keine ipernity-Mitglieder sein
● Die Kassenprüfer/innen sollen nicht miteinander verwandt oder in sonstiger Beziehung miteinander sein
● Kenntnisnahme der Quartalsberichte
● Recht zur Überprüfung der Quartalsberichte und Anspruch auf Klärung von Fragen
● Pflicht zur Überprüfung des Jahresabschlusses und des Jahresfinanzberichts und Anspruch auf Klärung aller Fragen
● Bestätigung der Korrektheit des Jahresabschlusses und des Jahresfinanzberichts im Rahmen der Mitgliedervollversammlung
Datenschutzbeauftragte/r
Anmerkung: Die IMA ist laut Gesetz nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen. Dennoch hält der Vorstand die Ernennung für sinnvoll und nützlich.
● Überwachung der Datenverarbeitung auf Konformität mit der EU-DSGVO
● Überwachung der korrekten Behandlung personenbezogener Daten bei der Anmeldung zur Mitgliederversammlung
● Ansprechpartner für Mitglieder und Behörden im Hinblick auf gesetzlich zulässige Anfragen
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