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[EN]
In order to take into account all the changes that have taken place since the IMA was founded four years ago, the Statutes of our Association have undergone a general revision.
Extensive adjustments were made with regard to the definition of the purpose of the Association (Article II) and the Membership (Article V) in order to state clearly in view of the EU Copyright Directive coming into force in June 2021 that we are not a service provider but only operate our website for registered members of the Association to share content for which the members themselves have the exclusive copyright.
Furthermore, it was arranged that in the event of liquidation (Article XI), if there is money for it, a pro rata refund of prepaid membership fees will be made, and in what order. In addition, the terms of engagement of the members of the Association's Board have been made more specific (Article VII).
It is intended to propose these amended Statutes for approval at the
Ipernity General Assembly (IGA) on March 28, 2021.
▶️ Amended statutes in English language (full text)
▶️ Documentation of the amendment history (pdf-file)
[FR]
Afin de prendre en compte tous les développements intervenus depuis la création de l'IMA il y a quatre ans, les Statuts de notre Association ont fait l'objet d'une révision générale.
Des ajustements importants ont été apportés à la définition de l'objet de l'Association (article II) et des membres (article V) afin d'indiquer clairement, dans la perspective de l'entrée en vigueur de la Directive Européenne sur le Droit d'Auteur en juin 2021, que nous ne sommes pas un fournisseur de services mais que nous exploitons notre site web uniquement pour les membres enregistrés de l'Association afin de partager des contenus dont les membres eux-mêmes ont le droit d'auteur exclusif.
En outre, il a été convenu qu'en cas de liquidation (article XI), s'il y a de l'argent pour celle-ci, un remboursement au prorata des cotisations d'adhésion payées d'avance sera effectué, et dans quel ordre. En outre, les conditions d'engagement des membres du Conseil d'Administration de l'Association ont été précisées (article VII).
Il est prévu de proposer ces Statuts modifiés pour approbation lors de
l'Assemblée Générale (IGA) du 28 mars 2021.
▶️ Statuts modifiés en langue française (texte entier)
▶️ Documentation de l'historique des amendements (fichier pdf)
[DE]
Um alle Veränderungen zu berücksichtigen, die seit Gründung der IMA vor vier Jahren stattgefunden haben, wurde unsere Vereinssatzung einer Generalrevision unterzogen.
Umfangreiche Überarbeitungen wurden bei der Definition des Vereinszwecks (Artikel II) und der Mitgliedschaft (Artikel V) vorgenommen, um im Hinblick auf die im Juni 2021 in Kraft tretende EU-Urheberrechtsrichtlinie deutlich zu machen, dass wir kein Dienstleister sind, sondern unsere Website nur für registrierte Mitglieder des Vereins betreiben, um Inhalte zu teilen, an denen die Mitglieder selbst das ausschließliche Urheberrecht haben.
Des Weiteren wurde geregelt, dass im Fall einer Liquidation (Artikel XI), soweit Geld dafür vorhanden ist, eine anteilige Rückzahlung der vorausbezahlten Mitgliedsbeiträge erfolgt, und in welcher Reihenfolge. Außerdem wurden die Tätigkeitsbeschreibungen der Mitglieder des Vereinsvorstands konkretisiert (Artikel VII).
Es ist vorgesehen, diese geänderte Satzung der Mitgliedervollversammlung am 28. März 2021 zur Genehmigung vorzuschlagen.
▶️ Geänderte Satzung in deutscher Sprache (Vollversion)
▶️ Dokumentation des Änderungsverlaufs (pdf-Datei)
STATUTS CONSTITUTIFS DE L’ASSOCIATION DES MEMBRES D’IPERNITY (IMA)
ARTICLE I – CONSTITUTION
Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 du Code Civil et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre : « Association des Membres d’Ipernity », ci-après également dénommé « Association » ou « IMA » en abrégé.
ARTICLE II – OBJET
Section 1 – Objet : L’objet de l’Association est de fournir un site web à ses membres enregistrés qui permet
de téléchargerd'uploader et de stockeretouSection 2 – Tâche : L'Association a pour tâche de maintenir et d'administrer ce site web et de le maintenir accessible au public. En outre, l'Association a pour mission de promouvoir le site web par des moyens publicitaires raisonnables et réfléchis.
Section 3 – Année fiscale : L’année Fiscale de l’Association sera l’année calendaire (1er Janvier – 31 Décembre).
Section 4 – Non-lucrativité : L’Association est une organisation à but non lucratif. Les cotisations des membres sont utilisées exclusivement pour couvrir les frais encourus dans la réalisation de l'objet de l'association. Des excédents à long terme ne doivent pas être générés.
ARTICLE III – SIEGE SOCIAL
Section 1 – Siège social : Le siège social de l’Association est fixé à l’adresse suivante : 16 Rue Marie Gausson, 94350 Villiers-sur-Marne, France.
Section 2 – Changement de siège social : Le siège social de l’Association pourra être transféré par simple vote majoritaire du Conseil d’Administration (dénommé ci-après : le Conseil).
ARTICLE IV – DUREE
La durée de l’Association est illimitée.
ARTICLE V – ADHESION
Section 1 – Conditions
d’adhésion à l’AssociationSection 2 – Adhésion en tant qu'invité : L'adhésion en tant qu'invité est initiée par l'enregistrement sur la page de connexion du site web
Section 3 – Adhésion à part entière : L'adhésion à part entière nécessite l'acceptation préalable de l'Association en tant que membre invité. L'adhésion à part entière commence par le paiement de la cotisation après accord préalable sur les conditions d'adhésion
Section 4 – Cotisation de membre : Le montant de la cotisation dépend de la gamme de fonctions souhaitée et du volume de l'espace de stockage. Il est fixé annuellement par l'Assemblée générale des membres pour toutes les options. La monnaie de référence est
le dollar américainl'euroeuro,dollar américainSection 5 – Privilèges des membres : Chaque membre enregistré est autorisé à utiliser le site web
au moins dans la mesuredans les conditions prévuesont droit àdisposent d'Section 6 – Résiliation : Une adhésion à part entière expire automatiquement si un membre à part entière ne paie pas la cotisation due. Dans ce cas, le compte du membre sera déclassé en compte d'invité (adhésion d'invité) avec un accès limité aux fonctions du site web et un espace de stockage réduit. Le contenu qui dépasse les limites de l'adhésion d'invité sera supprimé conformément à une procédure définie dans les conditions d'utilisation avec les délais qui y sont spécifiés. Il n'est pas récupérable par la suite. Indépendamment de cela, chaque adhésion expire par la suppression du compte du membre.
ARTICLE VI –ASSEMBLÉES DES MEMBRES
Section 1 – Assemblée Générale d'Ipernity : Une assemblée annuelle des membres aura lieu en mars. La date et l'heure en sont fixées par le président. Compte tenu du caractère international de l'Association, la réunion se tiendra en ligne. Les détails et les procédures y afférentes seront communiqués dans l'invitation à l'Assemblée Générale. Lors de l'Assemblée Générale d'Ipernity, les membres titulaires présents prennent connaissance du rapport financier annuel et du rapport d'activité du Conseil d'administration. Ils déchargent le Conseil d'administration de l'Association de sa responsabilité pour toutes les activités menées au cours de l'exercice financier écoulé
Section 2 – Assemblées Extraordinaires : Les Assemblées Extraordinaires des membres peuvent être convoquées par le Président ou par une majorité simple des membres du Conseil d'Administration. Une pétition signée par cinq pour cent des membres de l'Association peut également convoquer une Assemblée Extraordinaire.
Section 3 – Avis de réunion : Un avis de réunion et l'ordre du jour de chaque réunion doivent être remis à tous les membres ayant le droit de vote. L'avis sera publié sur le site Web de l'Association dans le Infos Club. L'avis de réunion doit être communiqué au moins deux semaines avant la réunion.
Section 4 – Ordre du jour : Seuls les points inscrits à l'ordre du jour peuvent être examinés lors de l'Assemblée Générale et lors d’une Assemblée Extraordinaire.
Section 5 - Quorum : Les membres à plein titre présents à toute assemblée dûment annoncée en constituent le quorum. Les membres sont considérés comme présents s'ils sont connectés en ligne au moment de la réunion. Ils doivent s'inscrire au préalable pour participer à la réunion et prouver leur identité au moyen d'une pièce d'identité avec photo (carte d'identité, permis de conduire, etc.).
Suite ⏩
Section 7 – Décisions : Les décisions lient le Conseil d'Administration et tous les membres de l'Association.
Section 8 – Procès-verbaux : Les procès-verbaux de l'Assemblée Générale et des Assemblées Extraordinaires, y compris toutes les décisions, motions et actions prises, sont compilés par le Secrétaire, dûment enregistrés, archivés et publiés sur le site Web de l'Association dans les Infos Club.
ARTICLE VII – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Section 1 – Composition et responsabilités du Conseil : Le Conseil est composé de cinq membres. Dans la mesure où la loi le permet, ils peuvent se suppléer mutuellement et réassigner par résolution les fonctions décrites ci-dessous à tout moment pendant la durée du mandat.
A : Le Président
Le Président est le représentant officiel de l'Association auprès des autorités, des banques et des partenaires commerciaux. Il est inscrit en tant que tel au registre officiel des associations et auprès des banques. Il est le représentant officiel de l'Association en public. Il est pleinement autorisé à signer pour l'accomplissement de ses tâches et reçoit un accès complet à la base de données ipernity (via l'outil d'administration). Il/elle a également un accès complet aux comptes bancaires de l'Association.
Tâches : Définir la stratégie en consultation avec l'ensemble du Conseil d'Administration et les conseillers. Désignation des conseillers. Assurer la liaison avec les autorités. Être la plus haute autorité dans le règlement des conflits internes. Convoquer l'assemblée générale annuelle (IGA). Préparer et présenter le rapport d'activité annuel. Présider les réunions régulières du conseil d'administration. Clarifier les questions pertinentes pour les décisions avant toutes les réunions avec les autres collègues du conseil d'administration et les conseillers. Avertir les membres en cas de violation grave des conditions d'utilisation (violation des droits d'auteur, discours de haine, pornographie, etc.) Bloquer les comptes des membres en cas de violations répétées malgré les avertissements. Contrôler les activités du trésorier. Dans le cas d'un déménagement du siège de l'association ou d'une refondation :
B : Le Vice-Président
Le Vice-Président de l'association peut remplacer le président dans les relations avec les autorités et les partenaires commerciaux et est inscrit en tant que tel au registre officiel des associations. Il est le représentant officiel du président en public. Il est pleinement autorisé à signer au nom du président de l'association et a un accès complet à la base de données ipernity (via l'outil d'administration).
Tâches : Tenir une liste de tous les membres du club indépendamment du site web. Produire régulièrement des statistiques et des prévisions sur l'évolution des effectifs. Créer et publier le périodique « Infos Club » ⚠️. Entretenir des relations avec les médias. Sélectionner et finaliser des images attrayantes pour la page d'accueil. Créer et diffuser des communiqués de presse. Coordonner toutes les activités visant à promouvoir le site web du club auprès des annonceurs appropriés.
⚠️ = Cette tâche est urgente et nécessite donc une présence appropriée.
C : Le Trésorier
Le trésorier doit être un citoyen de l'UE. Il est autorisé à signer avec les banques et les partenaires commerciaux. Il doit être inscrit au registre officiel des associations et auprès des banques. Il aura accès à tous les comptes bancaires et à PayPal (authentification à deux facteurs) pour exercer ses fonctions. Il reçoit un accès à la console AWS et un accès complet à la base de données ipernity (via l'outil d'administration). Une connaissance de base d'Excel est nécessaire pour tenir à jour les feuilles de calcul existantes.
Tâches : Etablir le budget annuel. Suivi régulier et rapide du budget pour détecter les écarts. Informations ad hoc pour le Conseil en cas d'irrégularités majeures. Rédaction de rapports trimestriels pour le Conseil d'administration.
⚠️ = Cette tâche est urgente et nécessite donc une présence appropriée.
D : Le Webmaster
Le Webmaster coordonne toutes les mesures techniques nécessaires au maintien des performances opérationnelles du site web de l'Association. Cela nécessite un accès complet à la base de données ipernity (via l'outil d'administration) et un accès illimité à la console AWS. Des connaissances et des compétences de base en HTML, PHP, CSS, mySQL et Javascript sont utiles pour résoudre rapidement des problèmes simples. Des connaissances et compétences informatiques supplémentaires sont souhaitables.
Tâches : Surveillance permanente des messages d'erreur générés par le système (Nagios, AWS Cloudwatch, Google Suite, comptes de messagerie de l'Association) ⚠️. Résolution des dysfonctionnements simples. Adaptation du logiciel ipernity aux éventuelles mises à jour du logiciel d'exploitation utilisé. Adaptation du logiciel ipernity à l'évolution des interfaces. Téléchargement trimestriel des images de la première page. Mise en place d'une bannière d'information selon les besoins. Adaptation de l'interface utilisateur aux exigences et/ou souhaits changeants des utilisateurs. Interrogation ciblée de la base de données au cas par cas pour aider les collègues du Conseil dans leur travail. Optimisation technique des serveurs AWS (sécurité, performance). Optimisation technique du stockage des données S3 (Intelligent Tiering). Personne de contact avec les fournisseurs de services informatiques qui doivent être impliqués au cas par cas pour résoudre les problèmes difficiles. En cas de migration ou de reprogrammation de logiciels :
⚠️ = Cette tâche est urgente et nécessite donc une présence appropriée.
E : Le Modérateur
Le Modérateur coordonne toutes les affaires internes du Conseil et est responsable du traitement en temps utile des questions relatives aux membres.
Tâches : Convoquer des réunions régulières du conseil d'administration. Préparer l'ordre du jour et les projets de résolution pour les réunions du conseil d'administration. Rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration. Tenir, distribuer et archiver les dossiers de l'association. Préparer et publier l'ordre du jour de l'IGA en temps utile. Rédiger les procès-verbaux de l'IGA. Répondre aux demandes de renseignements généraux des membres (tickets) ⚠️. Traiter les plaintes relatives à des contenus inappropriés ⚠️. Vérifier la publication des photos pour la galerie ⚠. Supprimer les spams ⚠️. Accueillir officiellement les nouveaux membres dans leur livre d'or et via Iper-Mail ⚠️.
⚠️ = Cette tâche est urgente et nécessite donc une présence appropriée.
Section 2 – Rôle et rémunération : Le Conseil d'Administration est responsable de la politique générale et de la gestion de l'Association. Les membres du Conseil ne reçoivent aucune rémunération pour leurs activités. Toutefois, les membres du Conseil d'Administration peuvent être remboursés de leurs dépenses liées aux activités de l'IMA, telles que les honoraires, les frais de déplacement, etc. lorsqu'elles sont autorisées par les autres dirigeants.
Section 3 – Durée du mandat : Les membres du Conseil sont nommés pour une période de deux ans.
Section 4 – Recouvrement de mandats, premier mandat : Pour s'assurer que tous les mandats du Conseil ne sont pas vacants la même année, seuls le Président, le Trésorier et le Modérateur seront élus lors de la première Assemblée Générale ordinaire en 2019 pour un mandat de deux ans. Le Vice-président et le Webmaster seront élus pour un an seulement et devront être réélus en 2020.Suite ⏩
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Les Adjoints Exécutifs n'ont pas accès à la réunion permanente en ligne conformément à l'article 10 ci-dessus etIlsARTICLE VII a – CONSEIL CONSULTATIF
Section 1 – Nomination et rôle : Le Conseil d'Administration peut nommer et révoquer des Conseillers au Conseil d'Administration formant le Conseil Consultatif. Le Conseil Consultatif conseille le Conseil d'Administration sur demande et assure le traitement de lots de travail autonomes ou des tâches déléguées par le Conseil. Les Conseillers peuvent présenter des motions, mais n'ont pas le droit de vote sur les décisions du Conseil d'Administration. Les Conseillers doivent être membres à plein titre de l'Association. Les conseillers démissionnent par un simple courrier électronique adressé au conseil d'administration. Leur mandat expire automatiquement le jour de l'Assemblée générale. Leur mandat peut être renouvelé à tout moment.
Section 2 – Échange d'information : Le Conseil Consultatif a accès à toutes les communications échangées entre les membres du Conseil d’Administration et est libre de commenter toutes les communications. Comme ces informations peuvent être confidentielles, elles ne doivent pas être communiquées au public ou aux membres de l'Association.
ARTICLE VII b – COMMISSAIRES AUX COMPTES
Section 1 – Élection et rôle : Les membres présents à l'Assemblée Générale désignent deux Commissaires aux Comptes qui sont chargés de certifier le rapport financier annuel établi par le Trésorier avant l'Assemblée Générale. Les Commissaires aux Comptes présentent leur rapport à l'Assemblée Générale et - s'ils confirment une comptabilité en bonne et due forme et des comptes complets - proposent une motion pour donner décharge au Conseil.
Section 2 – Mandat et adhésion : Les Commissaires aux Comptes sont élus pour un an et ne peuvent être réélus qu'après une pause d'au moins un an. Tout
membermembreARTICLE VIII – COMITÉ DES FINANCES
ARTICLE IX – RESSOURCES
Section 1 – Ressources : Les ressources de l'Association se composent des cotisations annuelles des membres, des dons et des revenus d'intérêts financiers et d'investissements.
ARTICLE X – AMENDEMENTS
Section 1 – Amendements : Le Conseil d'Administration peut, par décision unanime, proposer à l'Assemblée Générale des modifications aux statuts. Les modifications proposées seront
publiéspubliéesratifiésratifiéesARTICLE XI – LIQUIDATION
Section 1 – Liquidation: La liquidation de l'Association est décidée à la majorité des deux tiers des voix lors de l'Assemblée Générale ordinaire ou lors d’une Assemblée Extraordinaire des membres. En cas de liquidation, toutes les dettes envers les banques ou les partenaires commerciaux doivent être payées en premier lieu, ainsi que la rémunération de tout liquidateur externe à nommer. Ensuite, les dons à des fins sociales doivent être restitués aux donateurs au prorata. En troisième lieu, les contributions versées à l'avance sur une période de 12 mois doivent être remboursées au prorata. En quatrième lieu, les contributions régulières doivent être remboursées au prorata. Les remboursements aux membres seront effectués
exclusivement via PayPal, net après déductionnetsencourusapplicables, soit via Paypal, soit sur un compte bancaire à préciser par le membreCERTIFICATION
Ces statuts ont été révisés le 1er mars 2021 pour tenir compte des changements opérationnels. Ils seront proposés pour approbation à l'Assemblée générale du 28 mars 2021.
Ces statuts ont été révisés le 23 février 2019. Les modifications ont été approuvées par l'Assemblée générale des membres le 31 mars 2019.
Ces statuts ont été approuvés à l’unanimité par les fondateurs de l’Association lors de l’Assemblée Constitutive, le 18 février 2017.
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SATZUNG DER „IPERNITY MEMBERS ASSOCIATION“ (IMA)
ARTIKEL I – NAME UND BESCHAFFENHEIT
Hiermit wird ein Verein nach französischem Zivilrecht, dem Code Civil vom 1. Juli 1901 und dem Dekret vom 16. August 1901 mit dem Titel „Ipernity Members Association“ im Folgenden auch „Verein“ oder „IMA“, gegründet.
ARTIKEL II – ZWECK
Absatz 1 – Zweck: Der Zweck des Vereins ist es, seinen registrierten Mitgliedern eine Webseite zur Verfügung zu stellen, die das Hochladen
und PräsentierenundoderAbsatz 2 – Aufgabe: Es ist Aufgabe des Vereins, diese Webseite zu pflegen, zu verwalten und öffentlich zugänglich zu halten. Darüber hinaus ist es Aufgabe des Vereins, diese Webseite mit angemessenen und durchdachten Mitteln der Werbung zu fördern.
Absatz 3 – Geschäftsjahr: Das Geschäftsjahr des Vereins ist das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember).
Absatz 4 – Gewinn: Der Verein ist eine nicht gewinnorientierte Organisation. Die Mitgliedsbeiträge dienen ausschließlich dazu, die Kosten zu decken, die im Zusammenhang mit der Erfüllung des Vereinszwecks entstehen. Langfristige Überschüsse dürfen nicht erwirtschaftet werden.
ARTIKEL III – GESCHÄFTSADRESSE
Absatz 1 – Geschäftsadresse: Der Verein hat seinen Sitz an der folgenden Adresse: 16 Rue Marie Gausson, 94350 Villiers-sur-Marne, Frankreich.
Absatz 2 – Änderung der Geschäftsadresse: Der Sitz des Vereins kann mit einfacher Mehrheit der Stimmen des Vereinsvorstands verlegt werden.
ARTIKEL IV – DAUER
Die Laufzeit des Vereins ist nicht begrenzt.
ARTIKEL V – MITGLIEDSCHAFT
Absatz 1 – Voraussetzung
Absatz 2 – Gastmitgliedschaft: Die Gastmitgliedschaft beginnt mit der Registrierung über die Anmeldeseite der Webseite
Absatz 3 – Vollmitgliedschaft:
Absatz 4 – Mitgliedsbeitrag: Die Höhe des Mitgliedsbeitrages ist abhängig vom gewünschten Funktionsumfang und Speicherplatzvolumen. Sie wird jährlich von der Mitgliedervollversammlung für alle Wahlmöglichkeiten festgelegt. Die Bezugswährung ist dabei der
US-DollarEuroEuro,und,Absatz 5 – Rechte der Mitglieder: Jedes registrierte Mitglied ist berechtigt, die Webseite
mindestensAbsatz 6 – Beendigung der Mitgliedschaft: Eine Vollmitgliedschaft erlischt automatisch, wenn ein Vollmitglied den fälligen Mitgliedsbeitrag nicht bezahlt. In diesem Fall wird das Mitgliedskonto auf ein Gastkonto (Gastmitgliedschaft) mit eingeschränktem Zugriff auf die Funktionen der Webseite und reduziertem Speicherplatz heruntergestuft Inhalte, welche die Limits für Gastmitgliedschaften überschreiten, werden nach einem in den Nutzungsbedingungen festgelegten Verfahren mit den darin genannten Fristen gelöscht. Sie sind danach nicht wiederherstellbar. Unabhängig davon erlischt jede Mitgliedschaft durch Löschung des Mitgliedskontos.
ARTIKEL VI – DIE MITGLIEDERVERSAMMLUNGEN
Absatz 1 – Generalversammlung: Die jährliche Generalversammlung findet im März statt. Datum und Uhrzeit werden von dem/der Vorsitzenden festgelegt. Angesichts des
globaleninternationalenAbsatz 2 – Außerordentliche Versammlungen: Außerordentliche Mitgliederversammlungen können von dem/der Vorsitzenden oder mit einfacher Mehrheit des Vorstands einberufen werden. Eine von fünf Prozent der Mitglieder des Vereins unterzeichnete Petition kann auch eine außerordentliche Sitzung einberufen.
Absatz 3 – Einberufung der Versammlung: Allen stimmberechtigten Mitgliedern ist eine Einberufung der Versammlung und eine Tagesordnung für jede Versammlung mitzuteilen. Die Mitteilung erfolgt auf der Website des Vereins in den Club-Nachrichten. Die Einberufung muss mindestens zwei Wochen vor der Versammlung erfolgen.
Absatz 4 – Tagesordnung: Nur Punkte der Tagesordnung werden in der Generalversammlung und in außerordentlichen Sitzungen behandelt.
Absatz 5 – Beschlussfähigkeit: Die bei jeder ordnungsgemäß angekündigten Versammlung anwesenden Vollmitglieder sind beschlussfähig. Mitglieder gelten als anwesend, wenn sie zum Zeitpunkt der Sitzung online zugeschaltet sind. Sie müssen sich zuvor für die Teilnahme an der Sitzung registrieren lassen und ihre Identität mit einem Lichtbildausweis (oder Führerschein, etc.) nachweisen.
Absatz 6 – Abstimmungen: Alle Beschlüsse und Anträge, über die abgestimmt werden soll, werden mit einfacher Mehrheit der bei der Sitzung anwesenden Vollmitglieder beschlossen. Die Mitglieder des amtierenden Vorstands und die Kandidaten für den neuen Vorstand sind bei Abstimmungen über ihre eigenen Mandate nicht stimmberechtigt.
Absatz 7 – Entscheidungen: Die Beschlüsse der Mitgliederversammlungen sind für den Vorstand und alle Mitglieder des Vereins bindend.
Fortsetzung ⏩
ARTIKEL VII – DER VEREINSVORSTAND
Absatz 1 – Zusammensetzung und Aufgaben des Vereinsvorstands: Der Vereinsvorstand besteht aus fünf Mitgliedern. Soweit es gesetzlich zulässig ist, können sich diese gegenseitig vertreten und die nachfolgend beschriebenen Aufgaben während der Amtsperiode jederzeit per Beschluss anders zuordnen.
A: Der/Die Vereinsvorsitzende
Der/Die Vorsitzende ist der/die offizielle Vertreter des Vereins gegenüber Behörden, Banken und Geschäftspartnern und wird als solche/r in das amtliche Vereinsregister und bei den Banken eingetragen. Er/sie ist der/die offizielle Vertreter/in des Vereins in der Öffentlichkeit. Er/Sie ist zur Wahrnehmung seiner/ihrer Aufgaben vollumfänglich unterschriftsberechtigt und erhält vollumfänglichen Zugang zur ipernity-Datenbank (via admin-Tool). Er erhält weiterhin vollumfänglichen Zugang zu den Bankkonten des Vereins.
Aufgaben:Festlegung der Strategie in Abstimmung mit dem Gesamtvorstand und den Beratern. Bestellung von Beratern . Kontakte zu den Behörden. Oberste Instanz bei der Schlichtung interner Konflikte. Einberufung der jährlichen Mitgliedervollversammlung (IGA). Erstellung und Präsentation des Jahres-Tätigkeitsberichts . Leitung der regelmäßigen Vorstandssitzungen. Klärung beschlussrelevanter Fragen vor allen Sitzungen zusammen mit den übrigen Vorstandskollegen und den Beratern. Abmahnung von Mitgliedern bei schweren Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen (Copyright-Verletzungen, Hassrede, Pornografie, etc.). Sperrung von Mitgliederkonten bei wiederholten Verstößen trotz Abmahnung. Überwachung der Aktivitäten des Kassenführers. Für den Fall einer Verlegung des Vereinssitzes oder Umgründung: Koordination aller erforderlichen behördlichen Maßnahmen.
B: Der/Die Stellvertretende Vereinsvorsitzende
Der/Die Stellvertretende Vereinsvorsitzende vertritt die/den Vereinsvorsitzende/n gegenüber Behörden und Geschäftspartnern und wird als solche/r in das amtliche Vereinsregister eingetragen. Er/sie ist der/die offizielle Vertreter/in des/der Vereinsvorsitzenden in der Öffentlichkeit. Er/sie ist in Vertretung des Vereinsvorsitzenden vollumfänglich unterschriftberechtigt und erhält vollumfänglichen Zugang zur ipernity-Datenbank (via Admin-Tool).
Aufgaben: Von der Webseite unabhängige Pflege einer Liste aller Club-Mitglieder. Erstellung regelmäßiger Statistiken und Prognosen über die Entwicklung der Mitgliederzahl. Erstellung und Veröffentlichung der periodischen Club-Nachrichten ⚠️. Pflege der Beziehungen zu Medien. Auswahl und Finalisierung der Blickfang-Bilder für die Homepage. Erstellung und Verteilung von Pressemitteilungen. Koordination aller Aktivitäten zur Bewerbung der Vereins-Webseite bei geeigneten Werbeträgern.
⚠️ = Diese Aufgabe ist zeitkritisch und erfordert deshalb eine angemessene Präsenz.
C: Der/Die Schatzmeister(in)
Der/Die Schatzmeister/in muss EU-Staatsbürger(in) sein. Er/sie ist gegenüber Banken und Geschäftspartnern unterschriftsberechtigt. Er/sie wird in das amtliche Vereinsregister und bei den Banken eingetragen. Er/sie erhält zur Wahrnehmung seiner/ihrer Aufgaben Zugang zu allen Bankkonten und PayPal (Zwei-Faktor Authentifizierung). Er/sie erhält Zugang zur AWS-Konsole und vollumfänglichen Zugang zur ipernity-Datenbank (via admin-Tool). Zur Pflege bestehender Spreadsheets sind Grundkenntnisse in Excel erforderlich.
Aufgaben: Erstellung des Jahresbudgets. Regelmäßige zeitnahe Überwachung des Budgets auf Abweichungen. Ad-hoc-Information des Vorstands bei größeren Unregelmäßigkeiten. Erstellung von Quartalsberichten für den Vorstand. Erstellung des Jahresfinanzberichts mit Erläuterung aller besonderen Geschäftsvorfälle. Erstellung und regelmäßige Aktualisierung der Mittelfristprognose (5 Jahre). Regelmäßige zeitnahe Überwachung des Bankkontos ⚠️. Sicherstellung der Liquidität zur Bezahlung periodischer Rechnungen ⚠️. Bezahlung aperiodischer Rechnungen ⚠️. Manuelle Freigabe von Abonnement-Verlängerungen, die per Banküberweisung erfolgen ⚠️. Regelmäßige zeitnahe Überwachung des Paypal-Kontos ⚠️. Regelmäßige Überweisung von PayPal-Überschüssen auf das Bankkonto. Festverzinsliche Anlage von überschüssiger Liquidität. Regelmäßige zeitnahe Führung des Kassenbuchs ⚠️. Monatliche Überprüfung eingehender Rechnungen auf Korrektheit. Wirtschaftliche Optimierung der AWS-Server (Reserved Instances).
⚠️ = Diese Aufgabe ist zeitkritisch und erfordert deshalb eine angemessene Präsenz.
D: Der/Die Webmaster/in
Der/die Webmaster/in koordiniert alle technischen Maßnahmen, die zur Aufrechterhaltung des operativen Betriebs der Vereinswebseite erforderlich sind. Dafür sind der vollumfängliche Zugang zur ipernity-Datenbank (via Admin-Tool) und der uneingeschränkte Zugang zur AWS-Konsole erforderlich. Zur zeitnahen Behebung einfacher Störungen sind Grundkenntnisse und Fertigkeiten in HTML, PHP, CSS, mySQL und Javascript dienlich. Darüber hinaus gehende IT-Kenntnisse und Fertigkeiten sind wünschenswert.
Aufgaben: Permanente Überwachung der systemgenerierten Fehlermeldungen (Nagios, AWS-Cloudwatch, Google-Suite, Mail-Konten des Vereins) ⚠️. Behebung einfacher Störungen. Anpassung der ipernity-Software an allfällige Updates benutzter Betriebssoftware. Anpassung der ipernity-Software an sich verändernde Schnittstellen. Vierteljährlicher Upload der Frontpage-Bilder. Bedarfsweises Einrichten eines Hinweisbanners. Anpassung der Nutzeroberfäche an sich wandelnde Erfordernisse und/oder Wünsche der Nutzer. Fallweise gezielte Abfragen der Datenbank zur Unterstützung der Vorstandskollegen bei ihrer Arbeit. Technische Optimierung der AWS-Server (Sicherheit, Performance). Technische Optimierung des Datenspeichers S3 (Intelligent Tiering). Kontaktperson zu IT-Dienstleistern, die fallweise zur Behebung schwieriger Probleme hinzugezogen werden müssen. Für den Fall einer Software-Migration oder Neuprogrammierung: Technische Projektkoordination.
⚠️ = Diese Aufgabe ist zeitkritisch und erfordert deshalb eine angemessene Präsenz.
E: Der/Die Moderator/in
Der/die Moderator/in koordiniert alle internen Angelegenheiten des Vorstands und ist für die zeitnahe Bearbeitung von Mitgliedsangelegenheiten zuständig.
Aufgaben: Einberufung der regelmäßigen Vorstandssitzungen. Erstellung der Tagesordnung und der Beschlussvorlagen für die Vorstandssitzungen. Protokollierung der Vorstandssitzungen. Führung, Verteilung und Archivierung der Aufzeichnungen des Vereins. Erstellung und fristgerechte Veröffentlichung der Tagesordnung der IGA. Protokollierung der IGA |Beantwortung allgemeiner Anfragen von Mitgliedern (Tickets) ⚠️. Bearbeitung der Meldung unangemessener Inhalte ⚠️. Prüfung Freigabe der Bilder für die Galerie ⚠ |Entfernung von Spam ⚠️. Offizielle Begrüßung neuer Mitglieder in deren Gästebuch und per Iper-Mail ⚠️.
⚠️ = Diese Aufgabe ist zeitkritisch und erfordert deshalb eine angemessene Präsenz.
Absatz 2 – Rolle und Vergütung: Der Vereinsvorstand ist für die allgemeine Strategie und Leitung des Vereins verantwortlich.
Der Vorstand erhältDie Mitglieder des Vorstands erhaltenseine Tätigkeitihre TätigkeitenAbsatz 3 – Amtszeit: Die Mitglieder des Vorstands werden für eine Amtszeit von zwei Jahren gewählt.
Absatz 4 – Überlappende Amtszeiten, erste Amtszeit: Um sicherzustellen, dass nicht alle Vorstandsmandate im selben Jahr vakant werden, werden nur der/die Vereinsvorsitzende, der/die Schatzmeister(in) und der/die Moderator/in auf der ersten Generalversammlung im Jahr 2019 für eine Amtszeit von zwei Jahren gewählt. Der/die Stellvertretende Vereinsvorsitzende und der/die Webmaster/in werden zunächst nur für ein Jahr gewählt und stehen 2020 zur Wiederwahl an.Absatz
Absatz
Absatz
Fortsetzung ⏩