IGA2021 - Report of the CFO

Ipernity General Assembly 2021 (IGA2021)

Ipernity Financial Report 2020

Dear members and friends of ipernity!

Last year we were able to further reduce the operating costs for our website. This was made possible by advance payments of contributions for several years from 155 Club members. With this money available ahead of time, we were able to finance further long-term server leases with Amazon Web Service. As a result, server costs fell by 15 percent to 30,131 EUR (previous year 35,397 EUR). These costs are made up of 25,551 EUR in hosting costs and 4,580 EUR in depreciation. In return, members who participated were granted discounts of the similar magnitude (12.5 percent for two-year prepayment, 25 percent for four-year prepayment).

The expenditure on rented disc space fell by 28 percent to 9,584 EUR (previous year: 13,278 EUR). On the one hand, this is because several large consumers who had been using ipernity as a cheap cloud did not renew their memberships at the new, cost-based contributions. On the other hand, we have consistently deleted accounts that had not been used for three years, thus making a considerable reduction in storage space used. As a reminder: in 2018, storage costs were more than double at 20,598 EUR!

We could have saved further costs if we had managed to migrate the ipernity database, which runs on 6 separate servers, to the Amazon RDS relational database system. This would also have improved operational reliability. In the course of the project, however, it turned out that Amazon RDS cannot be linked to websites that are programmed with a version older than PHP 7.0. This resulted in a special IT expense of 7,116 EUR, which was not offset by any added value. In addition, unplanned additional expenses of 5,915 EUR were incurred due to necessary updates of operating system software in June and a critical malfunction of the upload function in November. Overall, operating costs therefore fell by only 4 percent to 46,908 EUR (previous year: 48,763 EUR).

Revenue last year totaled 52,418 EUR, down 22 percent on the previous year (67,295 EUR). On the one hand, the number of club members fell by 195 to 1,225 (previous year: 1,420). On the other hand, there was a shortfall in dues payments from 139 club members who had made a multi-year advance payment in 2019. Although donations totaled 4,299 EUR, 14 percent higher than the previous year (3,787 EUR). However, 1,806 EUR of these were earmarked Covid 19 donations, which are only held in trust.

The surplus was therefore only 5,510 EUR (previous year: 18,532 EUR) despite all cost-cutting measures. The cash balance at the end of the year was 25,996 EUR (previous year: 20,486 EUR). However, this was offset by liabilities in the form of prepaid membership months to be fulfilled with a value of 51,359 EUR (previous year: 56,667 EUR). Unfunded liabilities to our members fell by 30 percent to 25,363 EUR (see note, previous year: 36,181 EUR).

In the year 2021, we still have to pay invoices of 7,700 EUR for fixing the upload bug, which dragged on over the turn of the year. The cost of our website is therefore expected to be around 40,000 EUR. This is 15 percent less than last year (46,908 EUR, see above). However, because the expected revenue will only amount to about 43,000 EUR due to the many multi-year advance payments, there will probably be a very small surplus left for securing our future. If there are any unforeseen technical problems that we need external IT specialists to fix, we will have to pay them out of the reserves.

March 26, 2021
Dr. Bernhard Westrup
acting CFO

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Note:

L’Assemblée Générale d’Ipernity 2021 (IGA2021)

Rapport financier annuel 2020

Chers membres et amis d'ipernity !

L'année dernière, nous avons pu réduire encore les coûts de fonctionnement de notre site web. Cela a été rendu possible par le versement anticipé de contributions pour plusieurs années de la part de 155 membres du Club. Grâce à cet argent disponible à l'avance, nous avons pu financer d'autres locations de serveurs à long terme avec Amazon Web Service. Par conséquent, les coûts du serveur ont diminué de 15 % pour atteindre 30 131 EUR (35 397 EUR l'année précédente). Ces coûts se composent de 25 551 EUR de frais d'hébergement et de 4 580 EUR d'amortissement. En contrepartie, les membres qui ont participé ont bénéficié de remises d'un montant similaire (12,5 pour cent pour un paiement anticipé de deux ans, 25 pour cent pour un paiement anticipé de quatre ans).

Les dépenses liées à la location d'espace disque ont diminué de 28 % pour atteindre 9 584 EUR (année précédente : 13 278 EUR). D'une part, cela est dû au fait que plusieurs gros consommateurs qui utilisaient ipernity comme un nuage bon marché n'ont pas renouvelé leur adhésion aux nouvelles contributions basées sur les coûts. D'autre part, nous avons systématiquement supprimé les comptes qui n'étaient pas utilisés depuis trois ans, libérant ainsi beaucoup d'espace de stockage. Pour rappel : en 2018, les coûts de stockage étaient de 20 598 EUR, plus du double !

Nous aurions pu économiser davantage de coûts si nous avions réussi à migrer la base de données ipernity, qui fonctionne sur 6 serveurs distincts, vers le système de base de données relationnelle Amazon RDS. Cela aurait également permis d'améliorer la fiabilité opérationnelle. Cependant, au cours du projet, il s'est avéré qu'Amazon RDS ne peut pas être lié à des sites web programmés avec une version antérieure à PHP 7.0. Cela a entraîné une dépense informatique spéciale de 7 116 EUR, qui n'a été compensée par aucune valeur ajoutée. En outre, des dépenses supplémentaires non planifiées de 5 915 EUR ont été engagées en raison de mises à jour nécessaires du logiciel du système d'exploitation en juin et d'un dysfonctionnement critique de la fonction de téléchargement en novembre. Dans l'ensemble, les coûts d'exploitation n'ont donc diminué que de 4 % pour atteindre 46 908 EUR (année précédente : 48 763 EUR).

Les recettes de l'année dernière se sont élevées à 52 418 EUR, soit une baisse de 22 % par rapport à l'année précédente (67 295 EUR). D'une part, le nombre de membres du club a diminué de 195 pour atteindre 1 225 (année précédente : 1 420). D'autre part, il y a eu un manque de paiement des cotisations de 139 membres du club qui avaient effectué un paiement anticipé pluriannuel en 2019. Bien que le montant des dons se soit élevé à 4 299 EUR, soit 14 % de plus que l'année précédente (3 787 EUR). Cependant, 1 806 EUR de ces dons étaient affectés au Covid 19 et sont uniquement détenus en fiducie.

L'excédent n'était donc que de 5 510 EUR (année précédente : 18 532 EUR), malgré toutes les mesures de réduction des coûts. Le solde de trésorerie à la fin de l'année était de 25.996 EUR (année précédente : 20 486 EUR). Ce solde a toutefois été compensé par des dettes sous la forme de mois d'adhésion prépayés à réaliser d'une valeur de 51 359 EUR (année précédente : 56 667 EUR). Les engagements non financés envers nos membres ont diminué de 30 % pour atteindre 25 363 EUR (voir note, année précédente : 36 181 EUR).

En 2021, nous devrons encore régler des factures pour un montant de 7 700 EUR correspondant à la correction du bug de téléchargement, qui s'est prolongé sur l'année en cours. Le coût de notre site web devrait donc s'élever à environ 40 000 EUR. C'est 15 % de moins que l'année dernière (46 908 EUR, voir ci-dessus). Cependant, comme les recettes attendues ne s'élèveront qu'à environ 43 000 EUR en raison des nombreux paiements anticipés pluriannuels, il ne restera probablement qu’un très petit excédent pour assurer notre avenir. Si des problèmes techniques imprévus se posent et que nous devrons avoir recours à des spécialistes informatiques externes ceux-ci seront payés sur les réserves.

Le 26 mars 2021
Dr. Bernhard Westrup
CFO par intérim

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Note: