IGA2019 - Report of the CEO

Ipernity General Assembly 2019 (IGA2019)

Report of the CEO

Ladies and gentlemen,

to open this general meeting, I will present you with an overview of the activity carried out by the Ipernity Members' Association (IMA) during 2018.

This first full year of the IMA was marked by restructuring and consolidation. The debts of the former owner were paid off at the beginning of 2018, cleaning up our accounts with regard to our inheritance. Also with regard to the latter, the deletion of orphan user accounts has been completed. Since then, our site has no longer had 2.45 million fictitious accounts but "only" 22,900 real and active users. Of these, 1,335 are paying members whose contributions are funding the operation of the website.

To ensure our technical control of the site, we contracted the IT service provider Qwellcode GmbH (Salzkotten, Germany) at the beginning of 2018. Our first joint achievement was the replacement of the old homepage with a more modern one. Since then, visitors are no longer welcomed with agency photos but with photos of our community collected by a very committed team.

Forced to reduce the number of languages supported to the seven most commonly used, we nevertheless reach 98.5% of our members in their mother tongue or in the first foreign language of their home country. The integrated translation function for comments has of course been retained, as ipernity remains a global community: multilingual communication on the site is a feature we all greatly appreciate.

In May, the website was adapted in time for the European Union's GDPR. All ipernity pages on which personal data is transmitted are now encrypted. However, full encryption of the site had to be postponed for cost reasons. Indeed, our site includes more than 21,000 interlaced html files. The cost of this operation, for our ten-year-old site, would be prohibitive.

Unfortunately, due to the high complexity of ipernity software, we were also unable to transfer it to smaller and less expensive servers. It is too closely linked to Amazon Web Service (AWS) servers. Due to incomplete documentation of maintenance procedures, we also experienced some very unpleasant operational disruptions during the year. Thanks to the previous operator, Christophe Ruelle, the malfunctions were quickly resolved each time.

While looking for ways to reduce the high operating costs, we encountered large amounts of data unerased during the first ten years of operation. During the second half of the year, these data residues were deleted. This operation resulted in an unexpected increase in server load and further turbulence. But thanks to this we have considerably reduced storage costs since the beginning of 2019 without losing any visible content.

Minor work focused on ipernity's Android app, which had to be adapted to Google's stricter child protection rules, and on direct registration via Facebook. Unfortunately, the latter had to be disabled because the old ipernity software no longer meets Facebook enhanced requirements. The redundant old logout page has been disabled. Instead, after logging out, users are now redirected to the login page. It has been equipped with an information panel for current announcements and a donation button. In addition, many small updates have been made, due to the operational conjecture.

After an extensive study and public consideration, a new subscription structure was agreed at the end of 2018. The rights and quotas of free users, who do not contribute to costs, will be more limited in the future. On the other hand , a new 'basic' subscription, at half the price of a standard membership, will now be offered.

Changes have also taken place in the IMA team. Pam Johnson, in charge of eradicating SPAMs and answering to hotline tickets, fell seriously ill in September. Helena-Paule has brilliantly resumed her duties at the drop of a hat, with the hope that Pam will soon be able to rejoin the team. Rob Stamp, an ipernity member with a good IT background, has also been supporting the IMA team for several months.

We would have liked to get further in 2018. But our financial resources remain limited. Nevertheless, we are proud of what we have achieved. We have closed the 2018 financial year on a solid economic basis, as explained by the report of the CFO that is to follow. We are handing over to the forthcoming IMA team that will be elected during the present General Assembly, a clean house, with no questionable legacy and a viable budget.

Ipernity is now in an excellent position to get a fresh start. The two major challenges of 2019 are well prepared:

● The future subscription grid is solidly worked out and only needs to be integrated into the site. The old ipernity code unfortunately simply does not allow this, so interim solutions must be implemented until ipernity has been reprogrammed.

● This reprogramming is the second major task. We have already started to raise the necessary start-up capital. The next steps will be the responsibility of the new Executive Board.

Finally, I would like to take this opportunity to thank my colleagues on the ima team for their extraordinary commitment. We would not have been so successful without their creative ideas and great endurance in their implementation. I would also like to thank our advisors, who have always been good partners in discussions with us and who have challenged all our plans. But above all, I would like to thank you, the members of this community, for your loyalty. In more than 5000 comments on our team's blogs you extensively gave us feedback. Some of you have organized into small working groups to advance ipernity. Without such assistance, for example, today's meeting would not have been possible.

I hope that this sense of community will continue to grow and I thank you for the confidence you have placed in me and the IMA team for a year and a half.

March 31, 2019
Eric Desjours
CEO
Ipernity Members Association

L'Assemblée Générale d'Ipernity 2019 (IGA2019)

Rapport du CEO

Mesdames et messieurs,

pour ouvrir cette assemblée générale, je vais vous présenter le bilan de l'activité exercée par l'Association des Membres d'Ipernity (IMA) au cours de l'année 2018.

Ce premier exercice complet de l'IMA a été marqué par la restructuration et la consolidation. Les dettes de l'ancien propriétaire ont été soldées début 2018, assainissant nos comptes vis à vis de notre héritage. Toujours en ce qui concerne celui-ci, la suppression des comptes utilisateurs orphelins a été achevée. Depuis lors, notre site ne compte plus 2,45 millions de comptes fictifs mais "seulement" 22 900 utilisateurs réels et actifs. Parmi eux, 1 335 sont des membres payants dont les cotisations servent à financer le fonctionnement de notre site Web.

Pour nous assurer la maîtrise technique du site, nous avons engagé début 2018 le prestataire de services informatiques Qwellcode GmbH (Salzkotten, Allemagne). Notre première réalisation conjointe fut le remplacement de l'ancienne page d'accueil par une page plus moderne. Depuis, les visiteurs ne sont plus accueillis par des photos d'agence mais par des photos de notre communauté recueillies par une équipe très engagée.

Contraints de réduire le nombre de langues prises en charge aux sept langues les plus couramment utilisées, nous touchons néanmoins 98,5% de nos membres dans leur langue maternelle ou dans la première langue étrangère de leur pays d'origine. La fonction de traduction intégrée pour les commentaires a été bien sûr conservée, car ipernity reste une communauté mondiale : la communication multilingue sur le site est une caractéristique que nous apprécions tous beaucoup.

En mai, le site Web a été adapté à temps au GPRD de l'Union Européenne. Toutes les pages Internet via lesquelles des données personnelles sont transmises sont maintenant cryptées. Le cryptage complet du site, par contre, a dû être différé pour des raisons de coûts. En effet, notre site comprend plus de 21 000 fichiers html entrelacés. Le coût de cet opération, pour notre site vieux de dix ans, serait prohibitif.

Malheureusement, en raison de la grande complexité du logiciel ipernity, nous n'avons pas non plus été en mesure de le transférer sur des serveurs plus petits et moins coûteux. Il est trop étroitement lié aux serveurs d'Amazon Web Service (AWS). Du fait que les procédures de maintenance sont incomplètement documentées, nous avons aussi subi quelques perturbations opérationnelles bien désagréables au cours de l'année. Grâce à l'opérateur précédent, Christophe Ruelle, les dysfonctionnements ont chaque fois été résolus rapidement.

En cherchant des moyens de réduire ces coûts d'exploitation élevés, nous avons rencontré de grandes quantités de données non effacées au cours des dix premières années d'exploitation. Au cours du second semestre de l'année, ces résidus de données ont été effacés. Cette opération a entraîné une augmentation inattendue de la charge des serveurs et a occasionné de nouvelles turbulences. Mais grâce à cela nous avons considérablement réduit les coûts de stockage depuis début 2019 sans perdre aucun contenu visible.

Des travaux mineurs ont porté sur l'application Android d'ipernity, qui a dû être adaptée aux règles de protection de l'enfance plus strictes de Google, et sur l'enregistrement direct via Facebook. Malheureusement, ce dernier a dû être désactivé car l'ancien logiciel ipernity ne répond plus à ses exigences renforcées. L'ancienne page de déconnexion superflue a été désactivée. Au lieu de cela, après s'être déconnectés les utilisateurs sont redirigés vers la page de connexion. Elle est maintenant équipée d'un panneau d'information pour les annonces en cours et d'un bouton de don. En outre, de nombreuses petites mises à jour ont été apportées, rendues nécessaires en raison de la conjecture opérationnelle.

Après un étude et un sondage public approfondis, une nouvelle grille d'abonnements a été entérinée à la fin de 2018. Les droits et quotas des utilisateurs gratuits, qui ne contribuent pas aux coûts, seront plus limités à l'avenir. D'autre part, un nouvel abonnement 'basic', à la moitié du prix d'une adhésion standard, sera désormais proposé.

Des changements ont également eu lieu dans l'équipe de l'IMA. Pam Johnson, chargée de l'éradication des SPAMs et des réponses aux tickets de la hotline, est tombée gravement malade en septembre. Héléna-Paule a brillamment repris ses fonctions au pied levé, avec l'espoir que Pam puisse prochainement rejoindre l'équipe. Rob Stamp, membre d'ipernity doté d'une bonne expérience en informatique, soutient désormais l'équipe IMA, depuis plusieurs mois maintenant.

Nous aurions aimé progresser davantage en 2018. Mais nos moyens financiers restent limités. Néanmoins, nous sommes fiers de ce que nous avons accompli. Nous avons clôturé l'exercice 2017 et nous clôturons l'exercice 2018 sur une base économique solide, comme vous l'expliquera le rapport du directeur financier qui va suivre. Nous passons le relais à la nouvelle équipe IMA qui sera élue à pendant la présente Assemblée Générale : nous lui cédons une maison propre, sans ardoise et dotée d'un budget viable.

Ipernity est maintenant en excellente position pour partir sur de nouvelles voies. Les deux grands défis de 2019 sont bien préparés :

● La future grille d'abonnements est solidement élaborée et n'a plus qu'à être intégrée dans le site. Malheureusement l'ancien code ipernity ne le permet pas simplement, de sorte que des solutions provisoires doivent être mises en œuvre jusqu'à ce qu'ipernity ait été reprogrammé.

● Cette reprogrammation est la deuxième grande tâche. Nous avons déjà commencé à réunir le capital de départ nécessaire. Les étapes suivantes seront à la charge du nouveau Conseil exécutif.

Enfin, j'aimerais profiter de l'occasion pour remercier mes collègues de l'équipe de l'ima pour leur engagement extraordinaire. Nous n'aurions pas eu autant de succès sans leurs idées créatives et leur grande endurance dans leur mise en oeuvre. Je tiens également à remercier nos conseillers, qui ont toujours été de bons partenaires dans les discussions avec nous et qui ont remis en question tous nos plans. Mais surtout, je tiens à vous remercier, vous, les membres de cette communauté, pour votre fidélité. Dans plus de 5000 commentaires sur les blogs de notre équipe vous nous avez donné votre avis. Certains d'entre vous se sont organisés en petits groupes de travail pour faire progresser ipernity. Sans une telle assistance, par exemple, la réunion d'aujourd'hui n'aurait pas été possible.

J'espère que ce sentiment d'appartenance à notre grande communauté continuera de grandir et je vous remercie de la confiance que vous nous témoignez, à moi et à l'équipe de l'IMA, depuis un an et demi.

Le 31 mars 2019
Eric Desjours
Président de L’Association des Membres d’Ipernity

To Eric Desjours and the entire IMA Team and Advisers, you have accomplished monumental tasks in the the last year and a half. Your dedication and unending energy to getting things done has been very much appreciated. Thank you.

The communication you have maintained with the membership has been exceptional and seeing what has been accomplished laid out so clearly in this report is a great tribute to your efforts.